ETIKA DALAM MENGGUNAKAN EMAIL

ETIKA DALAM MENGGUNAKAN EMAIL

Pengertian Email

Email (elektronic mail) adalah surat elektronik, yaitu fasilitas di internet yang bisa kita gunakan untuk berbagai kegiatan seperti mengirim dan menerima surat dalam bentuk digital atau elektronik. Dengan bantuan email, kita bisa mengirim atau menerima pesan surat elektronik dari satu tempat ke tempat lainnya dengan waktu yang sangat cepat, biasanya hanya dalam hitungan detik saja. Walaupun jarak kamu dengan orang yang ingin dikirim email sangat jauh, proses pengirimannya akan sangat cepat bila koneksi internetnya bagus.

Kegunaan Email

Email digunakan untuk mengirim dan meneriman surat elektronik dari email orang lain di mana saja. Selain itu, email juga sangat diperlukan untuk berbagai keperluan lainnya, misalnya mendaftar di Facebook, mendaftar di email, membeli barang dari toko online, dan lain-lain. Email yang kita terima atau kita kirim bisa dalam bentuk teks dan file gambar, dan untuk membuka email tersebut kita harus punya perangkat komputer/ laptop atau smartphone yang terhubung dengan internet. Jika kamu ingin mengirim email ke orang lain, maka kamu harus mengetahui alamat email orang tersebut dan memasukannya ke dalam kolom tertentu sebelum mengirimkan email. Begitu juga sebaliknya, jika kamu ingin menerima email dari orang lain maka orang tersebut harus mengetahui alamat email mu agar pesan yang terkirim dapat masuk ke inbox email mu.

Setiap kali kamu akan mengirimkan email ke orang lain, pastikan alamat email orang tersebut sudah benar. Jangan sampai mengirimkan pesan penting ke alamat email orang lain, ini bisa merugikan kamu. Selain itu, setiap pemilik email juga harus menjaga keamanan email mereka masing-masing, jangan sampai email nya diretas orang yang tidak bertanggung jawab. Jika kamu membuka email di komputer warnet (warung internet) sebaiknya berhati-hatilah setiap kali akan login. Pastikan browser di komputer warnet tidak menyimpan alamat email dan password kamu karena ini bisa dimanfaatkan orang lain untuk mencuri data kamu. Selain itu, setiap kali akan meninggalkan komputer di warnet, pastikan kamu sudah sign out (keluar) dari akun email kamu agar tidak digunakan orang lain.

Sejarah Email

Semuanya bermula pada tahun 1968 di sebuah perusahaan yang bernama Olt Break and Newman (BBN). Perusahaan ini dikontrak oleh Departemen Pertahanan AS untuk menciptakan sesuatu yang disebut ARPANET, yang kemudian berubah menjadi internet. ARPANET merupakan singkatan dari Advanced Research Projects Agency Network, dan bertujuan untuk menciptakan sebuah metode komunikasi antara institusi militer dan pendidikan satu sama lain. Pada tahun 1971, seorang insinyur bernama Ray Tomlinson ditugaskan dalam proyek yang disebut SNDMSG. Program ini bukan merupakan program baru, karena sebenarnya program tersebut sudah ada selama sekian tahun. Dengan standar masa kini, program tersebut bisa dikatakan lebih dari primitif. Apa yang dilakukan program tersebut hanyalah memungkinkan pengguna pada mesin yang sama dapat saling mengirim pesan satu sama lain. Pengguna dapat membuat dokumen teks yang kemudian akan dikirimkan ke dalam kotak surat pada mesin yang sama.
           Awalnya Ray bereksperimen dengan sebuah program yang bernama SNDMSG yang bisa digunakan untuk meninggalkan pesan pada sebuah komputer, sehingga orang lain yang memakai komputer itu dapat membaca pesan yang ditinggalkan. Lalu ia melanjutkan eksperimennya dengan menggunakan file protocol yang bernama CYPNET sehingga program SNDMSG tadi bisa mengirim pesan ke komputer lain yang berada di dalam jaringan ARPAnet. Itulah awal terciptanya sebuah 'e-mail'. Pesan e-mail yang pertama kali dikirim Ray, dan merupakan e-mail yang pertama di dunia adalah "QWERTYUIOP".

Pada tahun 1972, Ray mengenalkan icon ' @ ' sebagai identitas e-mail untuk memisah user id dan domain sebuah alamat e-mail, yang berarti "at" atau "pada".  Salah satu program email pertama yang terbesar yang dapat digunakan oleh umum adalah Eudora. Email ini pertama kali ditulis pada tahun 1988 oleh Steve Dorner. Pada saat itu ia adalah seorang karyawan di University of Illinois.

Eudora diambil dari nama almarhum Eudora Welty, seorang penulis dari Amerika. Eudora adalah client email pertama yang menyediakan antarmuka grafis. Pada saat pertama muncul email ini bersifat gratis, meskipun kemudian setelah dibeli oleh Qualcomm pada tahun 1994, Eudora menjadi produk professional. Seperti aplikasi lain dalam web, Eudora adalah raja selama beberapa tahun, kemudian dengan cepat digantikan oleh client email dari Netscape dan Internet Explorer. Kedua client email tersebut menjadi popular tidak hanya karena mereka lebih baik dari Eudora, tapi juga karena mereka disediakan secara cuma-cuma dengan web browser.

Komponen Email

Sebuah alamat email terdiri atas dua bagian, yaitu di sebelah kiri tanda @ disebut user id, yang menunjukkan identitas pemilik e-mail tersebut. User id ini dapat berupa nama pemilik, singkatan nama, nickname, nomor, atau apapun juga. Sedangkan teks setelah lambang @ (contoh: ymail.com) disebut domain name/hostname, yang menunjukkan identitas domain tempat e-mail (mail server) tersebut disimpan.

Jenis Email

Ada 3 jenis layanan E-mail, yaitu : POP mail, E-mail Forwarding dan E-mail berbasis web, masing-masing mempunyai kelebihan dan kekurangan.

a. Pop Mail

E-mail jenis ini sama dengan email yang anda terima dari ISP anda
Kelebihannya :
• Kemampuan untuk dibaca secara offline (tidak perlu connect ke internet) untuk mengecek email, anda perlu connect ke server POP mail anda, lalu mendownload seluruh email yang ada, setelah itu anda bisa memutuskan hubungan dengan internet dan membaca email.
Kekurangannya :
• Anda tidak bisa mengecek email anda di sembarang tempat

b. Web Based Mail

Email jenis ini merupakan email yang ditawarkan oleh berbagai situs/web
Kelebihannya :
• Anda bisa mencek email anda dari mana saja

Kekurangannya :

• Untuk mengecek email anda harus selalau terhubung ke internet.

c. Email Forwarding

Kelebihannya :
• Anda bisa menyembunyikan alamat email yang sesungguhnya, selain itu tidak perlu memberi tahu email anda yang baru.

Metode Pengiriman

 

Untuk mengirim email kita memerlukan suatu program mail-client. Email yang kita kirim akan melalui beberapa poin sebelum sampai di tujuan

Mengakses Email

Email pada mulanya disimpan di dalam sebuah mailserver. Biasanya bila seseorang memakai koneksi ISP untuk sambungan ke internet, ia akan diberikan satu email gratis. Email yang diterima akan disimpan di server surat elektronik ISP.

Menggunakan 'browser', seperti Internet Explorer atau Mozilla Firefox. Metode ini disebut sebagai web-based, artinya kita menggunakan media web sebagai perantara ke kotak email. Contoh: Yahoo! Mail dan Gmail. Untuk menggunakannya, pengguna haruslah dalam keadaan online. Layanan email berbasis web biasanya disediakan oleh penyelenggara layanan email gratis. Menggunakan program pengakses email (e-mail client), seperti: Eudora Mail, Outlook Express, Mozilla Thunderbird, Mutt. Dengan menggunakan program seperti ini, seseorang harus mengetahui konfigurasi yang bisa didapat dari ISP. Keuntungannya adalah dapat membaca email tanpa perlu terhubung secara terus-menerus dengan internet dan puluhan bahkan ratusan email dapat diterima dan dikirimkan secara bersama-sama sekaligus. Kelebihan yang lainnya adalah perangkat lunak ini menyediakan fungsi-fungsi penyuntingan dan pembacaan email secara offline. Dengan demikian biaya koneksi ke internet dapat dihemat. 

Etika Penggunaan Email 

Etika dalam email sama dengan etika dalam menulis surat biasa. Ada email yang isinya formal ada yang informal. Beberapa poin penting:  

1.      Jangan mengirim email dengan lampiran (attachment) yang terlalu besar (lebih dari 1 mb). Tidak semua orang mempunyai akses Internet yang cepat, dan ada kemungkinan lampiran tersebut melebihi kapasitas email penerima, sehingga akan ditolak mailserver penerima. Selain itu, perhatikan juga bahwa beberapa penyedia email juga menerapkan batasan tentang jumlah, jenis, dan ukuran email yang dapat diterima (dan dikirim) penggunanya.

2.      Jangan mengirim lanjut (forward) email tanpa berpikir kegunaan bagi orang yang dituju.
Selalu isi kolom subjek, jangan dibiarkan kosong. 

3.      Jangan menggunakan huruf kapital karena dapat menimbulkan kesan anda BERTERIAK.
Dan tentu saja, gunakan kata-kata dengan santun:). Adakalanya sesuatu yang kita tulis akan terkesan berbeda dengan apa yang sebetulnya kita maksudkan.

Keamanan
        Keamanan data di email tidaklah terjamin dan selalu ada resiko terbuka untuk umum, dalam artian semua isinya dapat dibaca oleh orang lain. Hal ini disebabkan oleh karena email itu akan melewati banyak server sebelum sampai di tujuan. Tidak tertutup kemungkinan ada orang yang menyadap email yang dikirimkan tersebut. Email dapat diamankan dengan melakukan teknik pengacakan (enkripsi). Salah satu program enkripsi yang populer adalah PGP (Pretty Good Privacy). Dengan memakai PGP maka isi akan dienkrip, dan hanya orang yang tertuju dapat mendekripsi dan membaca email tersebut. Kerugiannya adalah membuat repot pihak pengirim dan penerima (karena keduanya harus memiliki program PGP, dan pengirim juga harus memiliki kunci umum penerima, dan melakukan enkripsi pesan dengan kunci tersebut).

Panduan Penggunaan Email

         Civitas Akademika diberikan fasilitas email dan messaging untuk menunjang kegiatan pembelajaran, administrasi perkantoran dan keperluan pribadi, sejauh pemanfaatanya tidak melanggar ketentuan atau aturan-aturan yang berlaku baik di lingkungan IPDN dan/atau Indonesia.  Kuota yang diberikan pada masing-masing account email adalah sebesar 7 Gbyte.  Kepada civitas akademika  perlu memahami isi Undang-Undang No 11 Tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik (ITE) yang sudah diberlakukan oleh pemerintah sejak tahun 2008. Oleh karena itu kepada pengguna email dilarang :

• Mengirim email atau pesan yang tidak etis, kasar atau agresif kepada pihak lain .
• Mengirim pesan-pesan yang provokatif atau bernada menghasut.
• Mengirim email maupun pesan yang mengandung tulisan/gambar/suara/video asusila.
• Mengirim email spam.
• Mempropagasikan email berantai.
• Mengirim email dengan identifikasi sebagai orang lain dengan tujuan agar penerima email menganggap bahwa email dikirim oleh orang lain tersebut.
• Mengirim hasil karya orang lain (misalnya suara, video, file, musik dan foto) tanpa memperhatikan hak cipta.

Beberapa Saran dalam Berkomunikasi dengan Email

Oleh Kunaifi.

1.      Dosen-dosen dan pengelola jurusan akan senang menerima email dari anda, terutama jika anda mendiskusikan tentang materi kuliah/penelitian atau hal-hal terkait dengan pengembangan jurusan.

2.      Namun akan bijaksana jika anda memikirkan bahwa anda bukan satu-satunya mahasiswa di kelas atau di jurusan, sehingga dosen atau pengelola jurusan mungkin menerima puluhan bahkan ratusan email dari mahasiswa dalam sehari.

3.      Oleh sebab itu, sebelum mengirim email usahakan dulu secara maksimal untuk mencari jawaban dari pertanyaan anda secara mandiri. Hal ini penting untuk menunjukkan bahwa anda adalah seorang mahasiswa professional.

4.      Setelah berusaha mencari jawaban sendiri (misal: dari internet dan teman sekelas), tapi belum menemukan solusi, itulah saatnya anda mengirim email pada dosen atau pengelola jurusan.

5.      Saat anda membalas sebuah email, jaga thread semua email dalam subjek yang sama. Misal: anda mengirim email menanyakan tentang Tugas kuliah, lalu anda menerima balasan dari dosen. Saat anda ingin membalas kembali, jangan buat pada email baru, tapi balas menggunakan reply, sehingga semua email-email anda terdahulu ikut terkirim kembali. Hal ini akan memudahkan anda dan dosen melihat apa saja yang telah dibicarakan sebelumnya.

6.      Jangan lupa awali email anda dengan salam, gunakan bahasa yang santun, hindari bahasa yang bernada memerintah atau memaksa, usahakan menulis email sesingkat mungkin namun mencakup informasi yang ingin disampaikan secara lengkap, dan akhiri dengan salam. Hal ini adalah untuk menjaga kesopanan dalam berkomunikasi.

7.      Sangat disarankan untuk menggunakan signature yang berisi nama, nomor mahasiswa, kelas anda, nomor telepon, dan alamat anda pada email yang anda tulis. Hampir semua email memiliki fasilitas signature otomatis. Hal ini akan memudahkan dosen dalam mengenali anda dan menunjukkan kesopanan dalam berkomunikasi melalui email.

Referensi:

http://www.asal-usul.com/2009/02/sejarah-dan-seluk-beluk-surat_1428.html

http://email.ipdn.ac.id/pengumuman/panduandanetikapenggunaanemail

https://ee.uin-suska.ac.id/study-skill/etika-berkomunikasi-melalui-email/